Office Administrator

Job Title: Office Administrator
Work Location: Ottawa, Ontario
Position Type: Full-time, Permanent, 37.5 hrs/week (1.0 FTE)
Reports To: President & CEO
Position Status: Replacement
Compensation: $65,000 to $80,000
Working Model: Hybrid (On-site 4 days per week; remote 1 day per week)

About the Ottawa Network for Education 
The Ottawa Network for Education (ONFE) is a trusted connector and catalyst for student success. In partnership with all publicly funded school boards in Ottawa, we deliver equitable, innovative programs that meet students where they are—from a healthy start to the day, to academic support, to confidence-building with hands-on learning. By uniting partners across sectors, ONFE breaks down barriers and builds brighter futures. Our focus on sustainability, future readiness, and social responsibility drives our vision: an Ottawa where all students thrive. 

About the Role:
We are seeking a highly organized, self-motivated, and team-oriented individual with strong administrative and human resources coordination experience. The ideal candidate thrives in maintaining an efficient and well-functioning work environment—both in-office and virtually.

This dynamic role offers the opportunity to develop a broad and diverse skill set. The Office Administrator is responsible for overseeing day-to-day office operations, supporting information technology coordination, managing human resources administration, and coordinating work of the Board of Directors and its Committees.

Key Responsibilities

• Provide administrative support to the Executive Leadership Team
• Represent the Executive Leadership Team in a professional manner with all internal and external stakeholders
• Support meetings of the ONFE Board of Directors. Board Committees, and internal committees
• Provide primary human resources administrative support to ONFE
• Provide primary IT interface for the office and liaise with the IT service provider
• Manage office logistics, including oversight of all office-related services and supplies
• Work collaboratively across all programs and functions within ONFE
• Support quality improvement initiatives to create administrative and document management efficiencies across all ONFE programs and functions
• Respond to various communications, ensuring confidentiality
• Arrange internal and external meetings
• Take initiative, work independently and follow through on tasks
   

Qualifications:

• Post-secondary education in Office Administration, Business Administration, Human Resources Management, a related field or equivalent experience.

• Minimum 5 years of experience in a related role.
• Experience supporting and working closely with executives/senior leadership teams.
• Satisfactory Police Record Check in alignment with ONFE’s Conditions of Employment Policy.
• Standard First Aid Certification.
• Driver’s license, and access to a reliable motor vehicle with insurance coverage that has no policy restrictions for work-related driving.
• Fluency in English and French (oral and written). 

Required Skills/Experience 

• Some knowledge of the Ottawa education system and ancillary services is an asset.
• Experience in a nonprofit or community organization.
• Adaptable and proactive in supporting change and innovation.
• Ability to collaborate and maintain positive partnerships with all relevant stakeholders aimed at building strong, sustainable relationships.
• Strong problem-solving skills with a constructive and creative approach.
• Demonstrated written and oral communication skills.
• Strong technical aptitude and proficiency.
• Knowledge of Microsoft Office 365 and project management tools. 
• Demonstrate analytical skills with excellent attention to detail.
• Demonstrated organization and time management skills with the ability to meet deadlines.
• Ability to maintain a standard of privacy and confidentiality in the performance of duties.

Other Benefits 

• Comprehensive Benefits: Life insurance and Long-term disability coverage. Access to extended health and dental coverage to support you and your family.
• Retirement Savings: Enrollment in our employer-matched RSP Program.
• Employee Assistance Program: 24/7 confidential support for you and your family through Kii Health.
• Comprehensive Leave Entitlements: Vacation and other leave entitlements begin accruing on your first day, plus an extended annual holiday break with office closure from December 25 to January 1.

Application Process 

• Apply through the Ottawa Network for Education’s career portal on BambooHR. This posting will remain open until the position is filled. 
• The Ottawa Network for Education is an equal opportunity employer and?respects the dignity and independence of people with disabilities. We?recognize the value of diversity in the workplace and encourage applications from all qualified candidates.?
• We provide accommodations for individuals with disabilities throughout the recruitment and selection processes. Applicants are required, in advance, to make any accommodation request known to Human Resources by contacting admin@onfe-rope.ca.  

Disclosure
ONFE values fairness and integrity in its hiring process. We do not use AI tools for resume parsing or candidate screening. All applications are reviewed by our recruitment team to ensure a human-centered approach.? 

Learn more about the Ottawa Network for Education: http://www.onfe-rope.ca. 

APPLY NOW VIA https://onferope.bamboohr.com/careers/53 

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Titre du poste : Gestionnaire de bureau
Lieu de travail : Ottawa, Ontario
Type de poste : Temps plein, permanent, 37,5 heures par semaine (1.0 ETP)
Supérieur hiérarchique : Présidente et directrice générale
Situation d’emploi : Remplacement
Rémunération : 65 000 $ à 80 000 $
Modèle de travail : Hybride (sur place, 4 jours par semaine; télétravail, 1 jour par semaine)

À propos du Réseau d’Ottawa pour l’éducation
Le Réseau d’Ottawa pour l’éducation (ROPE) agit comme courroie de liaison et catalyseur de bons résultats pour les élèves. Nous collaborons avec tous les conseils scolaires publics d’Ottawa pour offrir des programmes équitables et novateurs qui répondent aux besoins des élèves – aussi bien des élèves qui ont besoin d’un coup de pouce pour bien démarrer leur journée, que de ceux qui ont besoin d’un soutien scolaire ou d’un apprentissage pratique pour renforcer leur confiance en soi. En réunissant des partenaires de tous les secteurs, le ROPE élimine les obstacles qui empêchent les jeunes d’accéder à un avenir meilleur. Pour concrétiser notre vision – qui est de faire en sorte qu’Ottawa soit une ville dans laquelle tous les élèves s’épanouissent – nous misons sur la durabilité, la préparation des jeunes à l’avenir et la responsabilité sociale. 

À propos de votre poste :
Nous sommes à la recherche d’une personne très organisée, motivée et ayant l’esprit d’équipe, qui possède une solide expérience en matière d’administration et de coordination des ressources humaines. La personne idéale excelle dans le maintien d’un environnement de travail efficace et fonctionnel, tant au bureau que virtuellement.

Ce poste dynamique offre la possibilité d’acquérir un ensemble de compétences étendues et variées. La gestionnaire ou le gestionnaire de bureau est chargé de superviser les opérations quotidiennes du bureau, de soutenir la coordination des technologies de l’information, de gérer l’administration des ressources humaines et de coordonner les travaux du conseil d’administration et ses comités.

Principales responsabilités

• Offrir un soutien administratif nécessaire à l’équipe de direction.
• Représenter le bureau de la présidente et cheffe de la direction de manière professionnelle auprès de toutes les parties prenantes, à l’extérieur comme à l’intérieur du ROPE.
• Offrir un soutien à la tenue des réunions du conseil d’administration du ROPE, des comités du conseil d’administration et des comités internes.
• Offrir au ROPE un soutien de base en matière d’administration des ressources humaines.
• Assurer l’interface informatique principale pour le bureau et assurer la liaison avec le fournisseur de service informatique.
• Gérer la logistique du bureau, y compris la supervision de tous les services et fournitures de bureau.
• Travailler en collaboration avec tous les programmes et fonctions existant au sein du ROPE
• Soutenir les initiatives d’amélioration de la qualité visant à accroître l’efficacité de la gestion administrative et des documents dans tous les programmes et fonctions du ROPE.
• Répondre à diverses communications, en protégeant la confidentialité des échanges.
• Organiser des réunions internes et externes.
• Prendre des initiatives, travailler de manière autonome et mener les tâches à bien.
   

Qualifications :

• Études postsecondaires en administration de bureau, administration des affaires, en gestion des ressources humaines, ou dans un domaine connexe.

• Au moins cinq ans d’expérience dans un role similaire.
• Une expérience en soutien et collaboration étroite avec des cadres supérieurs ou des équipes de direction.
• Vérification policière des antécédents judiciaires satisfaisante, conformément à la politique et aux conditions d’emploi du ROPE.
• Certificat de secourisme général.
• Permis de conduire et accès à un véhicule à moteur fiable avec une couverture d’assurance sans restriction relative à la conduite dans le contexte professionnel.
• Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit). 

Compétences et expérience requises 

• Connaissance pratique du système d’éducation d’Ottawa et des services auxiliaires est un atout.
• Expérience dans le domaine des organismes à but non lucratif ou communautaires.
• Capacité d’adaptation et initiative en matière de soutien au changement et à l’innovation.
• Capacité à collaborer et à entretenir des partenariats positifs avec toutes les parties prenantes concernées en vue d’établir des relations solides et durables.
• Solides compétences en résolution de problèmes selon une approche constructive et créative.
• Compétences avérées en matière de communication écrite et orale.
• Solides aptitudes et compétences techniques.
• Connaissance de Microsoft Office 365 et des outils de gestion de projet. 
• Sens avéré de l’analyse et excellent souci du détail.
• Sens avéré de l’organisation et de la gestion du temps, et aptitude à respecter les délais.
• Capacité à respecter la vie privée et la confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

Autres avantages 

• Régime complet d’avantages sociaux : Assurance vie et couverture invalidité de longue durée. Accès à une couverture santé et dentaire étendue pour votre famille et vous-même.
• Épargne-retraite : Participation à notre programme de REER avec contribution de l’employeur.
• Programme d’aide aux employés : Assistance confidentielle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour vous et votre famille par l’intermédiaire de Kii Health.
• Droit à des congés exhaustifs Votre congé annuel et autres congés commencent à s’accumuler dès votre premier jour de travail, auxquels s’ajoute une période de vacances prolongée avec fermeture des bureaux du 25 décembre au 1er janvier.

Comment postuler 

• Veuillez déposer votre candidature en empruntant le portail de carrière du Réseau d’Ottawa pour l’éducation d’Ottawa, sur BambooHR. Cette offre restera en vigueur jusqu’à ce que le poste soit pourvu.  
• Le Réseau d’éducation d’Ottawa est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et?respecte la dignité et l’indépendance des personnes handicapées. Nous reconnaissons la valeur de la diversité en milieu de travail et encourageons toutes les personnes qualifiées à poser leur candidature.?
• Nous offrons des mesures d’adaptation aux personnes handicapées tout au long des processus de recrutement et de sélection. Les candidates et candidats qui ont besoin de mesures d’adaptation sont tenus de communiquer à l’avance avec le service des ressources humaines pour nous le signifier (admin@onfe-rope.ca).   

Divulgation
Le ROPE met l’accent sur l’équité et l’intégrité dans son processus de recrutement. Nous n’utilisons pas d’outils d’intelligence artificielle pour analyser les curriculums vitae ou pour effectuer une présélection des candidates et candidats. Notre équipe de recrutement examine chaque candidature, car notre approche se veut centrée sur l’humain.? 

Pour en savoir plus sur le Réseau d’Ottawa pour l’éducation : http://www.onfe-rope.ca. 

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